Langzeitarchivierung – PLM-Systeme bieten eine Lösung

Wer kennt das nicht? Man benötigt Daten oder Dokumente, die vor längerer Zeit erstellt wurden und wenn man sie endlich findet, befinden sie sich entweder auf einem Datenträger, für den man kein Lesegerät mehr hat, oder sie sind in einem Format erstellt, das mit den heutigen Applikationen nicht mehr fehlerfrei gelesen werden kann.

Das Product Lifecycle Management System als Lösung

Ein Product Lifecycle Management System (PLM-System) bietet sich für eine effiziente Langzeitarchivierung auch für kleine Unternehmen an, denn es stellt sicher, dass Produktinformationen und Dokumente langfristig verfügbar und nachvollziehbar sind, was unter anderem ein wichtiger Faktor für Compliance und Qualitätssicherung ist.

In einem PLM-System können sämtliche relevanten Produkt- und Prozessinformationen an einem zentralen Ort gespeichert und verwaltet werden. Neben den eigentlichen Dokumenten werden auch die zugehörigen Metadaten, wie z.B. Autor, Erstellungsdatum, Freigabestatus etc. gespeichert. Dadurch ist sichergestellt, dass alle Zeichnungen, Dokumente, Spezifikationen und andere Daten an einem zentralen Ort strukturiert zur Verfügung stehen und sämtliche branchenspezifischen und gesetzlichen Regulierungen auf Dauer eingehalten werden und nachvollziehbar sind.

DIN 31644 – die Richtschnur für die Langzeitarchivierung

Die Systeme, in denen die zu archivierenden Daten erstellt werden, speichern die Daten zunächst in ihrem eigenen, nativen Format, um sie entsprechend einfach weiterbearbeiten zu können. Da bei diesen Dateiformaten aber meist nicht sichergestellt ist, dass sie auch in Zukunft noch unterstützt und gelesen werden können, ist es ratsam, diese Daten in ein Neutralformat zu konvertieren, welches eine langfristige Interoperabilität und Zugänglichkeit gewährleistet. Die DIN 31644 gibt verschiedene Empfehlungen für diese Neutralformate.

Abb. 1: Datenarchivierung (Quelle: CONSENZUM)

Die Konvertierung in ein Neutralformat kann in einem PLM-System automatisiert, beispielsweise als Teil des Freigabeprozesses, ablaufen, sodass der Anwender nicht noch zusätzliche Zeit dafür aufbringen muss.

Die DIN 31644 beschreibt aber noch weit mehr als nur die Neutralformate – beispielsweise welche Anforderungen an die Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Metadaten erfüllt sein müssen, damit eine eindeutige Identifizierung und Klassifizierung der archivierten Daten gewährleistet ist. Ein weiterer wichtiger Abschnitt dieser DIN umfasst die Sicherheit und Zugriffskontrolle für die archivierten Daten, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten zu schützen.

Wie Unternehmen von einem PLM-System beim Thema Langzeitarchivierung profitieren

Ein „State of the Art“ PLM-System unterstützt Unternehmen dabei, die Anforderungen der DIN 31644 für die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten zu erfüllen, indem es eine strukturierte, sichere und effiziente Lösung für die Verwaltung und Archivierung von Produktinformationen bereitstellt.

Eine der Kernkompetenzen der CONSENZUM Managementberatung liegt in der Prozessoptimierung, wie beispielsweise in der Planung und Einführung von PLM Systemen in den unterschiedlichsten Branchen. Wir unterstützen Sie in allen Belangen bei der Erarbeitung und Einführung Ihrer maßgeschneiderten Strategie zur Langzeitarchivierung – angefangen bei der IST-Analyse, über das Erstellen der nötigen Spezifikationen bis hin zur Umsetzung des erarbeiteten Konzeptes und der anschließenden dauerhaften Betreuung, um auf Änderungen der Anforderungen schnell und effizient reagieren zu können.