Eine schlagkräftige Einkaufsorganisation und eine funktionierende Zusammenarbeit mit klaren Verantwortlichkeiten über Abteilungsgrenzen hinweg
Einkaufsoptimierung & Einkaufsberatung – Unser Angebot
Montagmorgen, Start der Arbeitswoche: Thomas, Elektronikeinkäufer, checkt das ERP-System. Die meisten Bestellungen für die benötigten Materialien wurden aufgrund der bestens eingestellten Parameter direkt an die freigegebenen Lieferanten verschickt. „Erich, der strategische Einkäufer, macht wirklich einen guten Job“, denkt sich Thomas. „Der hat das Lieferantenmanagement im Griff, alle Verträge sauber, Zertifikate auf dem neuesten Stand und Konditionen bestens verhandelt. Unsere Rahmenvertragsquote ist top.“ Plötzlich eine rote Ampel im System – die Qualitätsabteilung hat soeben eine gesamte Charge einer angelieferten Platine gesperrt. „Da muss ich mich direkt darum kümmern“, denkt Thomas. „Wie gut, dass über 80% der täglichen Abwicklung systemgestützt automatisiert abläuft.“ Er steht auf und geht in Richtung Produktion.
Das sollte kein Wunschszenario bleiben. Auf der Basis einer treffsicheren Analyse entwickeln wir mit Ihnen ein Optimierungskonzept für Ihren Einkauf, das wir dann Schritt für Schritt nachhaltig implementieren. Als Ergebnis wartet für Ihr Unternehmen eine signifikante Effizienzsteigerung, die in einer bedeutenden Reduktion der mit der Einkaufsorganisation und den Einkaufsprozessen verbundenen Kosten resultiert.
Ihr Ansprechpartner
Mag. Klaus Schrittesser
Wann ist eine Einkaufsoptimierung & Einkaufsberatung sinnvoll?
Ihnen entgehen immer wieder Verkaufschancen aufgrund mangelnder Verfügbarkeit von Handelswaren, Materialien oder Komponenten? Sie haben das Gefühl, dass die Performance im Einkauf Luft nach oben hat? Sie benötigen attraktivere Einkaufskonditionen, um wettbewerbsfähig zu bleiben? Wenn Sie eine oder mehrere dieser Fragen mit „Ja“ beantworten, dann ist es an der Zeit, die Einkaufsoptimierung anzugehen.
Unsere Einkaufsberatung umfasst alle Einflussfaktoren auf die Performance im Einkauf und verfolgt das Ziel, die Schlagkraft der Einkaufsorganisation Ihres Unternehmens zu steigern. Wir entwickeln Ihren Einkauf zu einem Wettbewerbsvorteil, den Sie dann im Vertrieb entsprechend ausspielen können.
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Was umfasst die Einkaufsoptimierung?
Einkaufsorganisation
Für die Einkaufsorganisation gibt es viele Formen. Die Organisationsprinzipien „Produktbereiche“, „Lieferanten“, „Prozesse“ und „Region“ bieten viele Möglichkeiten der Ausgestaltung. Ob zentral, dezentral oder als Mischform, es kommt auf den strategischen Fit unterschiedlicher Optionen an. Letztendlich geht es um die Schlagkraft der Organisation, die von der Transparenz in Bezug auf Rolle, Verantwortung und Kompetenz der einzelnen Organisationseinheiten getrieben wird.
Wir analysieren die Schlagkraft Ihrer aktuellen Einkaufsorganisation und entwickeln auf der Basis der strategischen Ausrichtung Ihres Unternehmens den Blue Print des optimierten Organisationsmodells samt dazugehörigem Ressourcendesign.
Strategischer Einkauf
Der strategische Einkauf, auch Category Management genannt, ist das Rückgrat der Einkaufsorganisation. Er verantwortet wichtige Prozesse wie Lieferanten- und Vertragsmanagement, die strategische Bearbeitung der Warengruppen bzw. Categories und regelmäßige RFQs (Request for Quotation), um die konditionstechnische Wettbewerbsfähigkeit sicherzustellen. Proaktives Risikomanagement, bezogen auf die Versorgungssicherheit der gesamten Supply Chain, wie auch die Anwendung moderner Sourcingstrategien (wie die Einbidung der Lieferanten als Entwicklungspartner im Zuge von Forward Sourcing) runden die Verantwortung im Prozessmanagement ab. Damit legt der strategische Einkäufer die Basis für die operative Abwicklung.
In der Prozessoptimierung geht es um die Entwicklung eines Prozess-Standards, um die Definition der Prozess-KPIs und um die Implementierung aller notwendigen strategischen Werkzeuge:
- Warengruppenstrategie
- Sourcingstrategie (Single- und Multiple Source, Forward Sourcing, etc.)
- Ausschreibungstools zum RFQ-Management
- Tools zum Lieferantenmanagement
Die enge Einbindung der Lieferanten als Entwicklungspartner kann durch die Anbindung an ein kollaboratives CRM unterstützt werden.
Operativer Einkauf
Der operative Einkauf ist das Herzstück. Er verantwortet auf Basis der Rahmenbedingungen des strategischen Einkaufs die Versorgung des Unternehmens mit allen Materialien und Dienstleistungen, die für den Geschäftsbetrieb notwendig sind. In der Optimierung geht es darum, dass die Prozesse des operativen Einkaufs durch das ERP-Systeme bestmöglich unterstützt werden, damit sich die operativen Einkäufer auf die Steuerung und das Management von Ausnahmefällen konzentrieren können. Wichtige KPIs betreffen die Verfügbarkeit und das im Lager gebundene working capital.
In der Einkaufsoptimierung analysieren wir die systemtechnische Unterstützung der Prozesse. Darauf aufbauend definieren wir die Anforderungen an die Automatisierung, die in weiterer Folge in Zusammenarbeit mit dem Software-Provider umgesetzt werden.
Purchase-to-Pay
Dem Purchase-To-Pay-Prozess für direkte und indirekte Materialien kommt in der Effizienzsteigerung Ihres Einkaufs eine zentrale Bedeutung zu. Hier lauern die Zeitdiebe und das Risiko verschwendeter Erträge aufgrund nicht realisierter Einkaufskonditionen. Der Prozess umfasst alle Aktivitäten von der Bestellauslösung, über die Rechnungskontrolle bis zur Bezahlung der Lieferantenrechnung. Bedeutende Anforderungen an die Systemunterstützung betreffen:
- Digitalisierung (eRechnung)
- Prozess-Automatisierung
- das Katalogmanagement
- die systemunterstützte Bedarfsanforderung
- die systemunterstützte Bestellfreigabe im 4-Augen-Prinzip
In der Einkaufsberatung optimieren wir den gesamten Prozess bis hinein in die Finanzbuchhaltung (Rechnungserfassung, Buchung, Kontierung) und das Kreditorenmanagement.
Lieferkettensorgfaltspflicht
Seit Anfang 2024 gilt in Deutschland für Unternehmen ab 1.000 Mitarbeitenden das Lieferkettensorgfaltspflichtsgesetz (LkSG). Es verpflichtet die Unternehmen, menschenrechtliche wie auch umweltbezogene Sorgfaltspflichten entlang ihrer Lieferkette wahrzunehmen. Dafür müssen die betroffenen Unternehmen die Geschäftspraktiken ihrer Zulieferer kennen, ein Risikomanagement implementieren, Präventionsmaßnahmen in den Prozessen verankern und eine umfassende, aktuell gehaltene Dokumentation verfügbar haben. Es ist zu erwarten, dass betroffene Unternehmen ihrerseits auch mittelständische Unternehmen in der Lieferkette entsprechend verpflichten werden, um den Anforderungen des LkSG gerecht zu werden.
In der Einkaufsoptimierung erarbeiten wir mit Ihnen zusammen einen Plan zur Implementierung der Anforderungen aus dem LkSG und bleiben auch bei der Umsetzung am Ball.
Einkaufssteuerung
Steuerung verlangt Messkriterien, am besten in Form eines einfachen KPI-Dashboards. Dabei gilt: weniger ist mehr. Wichtig ist es, aus der Vielzahl an möglichen Kennzahlen jene zu implementieren, die auf eine Steuerung zeitnah reagieren bzw. Änderungen externer Faktoren (z.B. Aluminiumpreisindex) valide abbilden. Neben der Aussagekraft und Validität der relevanten Kennzahlen verdient auch der Ressourcenaufwand in der Erhebung eine genauere Betrachtung bei der KPI-Definition.
Unsere Einkaufsberatung umfasst die Entwicklung des relevanten Kennzahlenkatalogs, die Unterstützung in der Implementierung und das begleitende Monitoring in den ersten Monaten der Steuerung.
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Unsere Vorgehensweise bei der Einkaufberatung
Mit unserem bewährten DMAIC-Beratungsansatz optimieren wir Ihren Einkauf in 5 Schritten.
In der Define-Phase geht es um die strategische Einbindung. Wir starten das Optimierungsprojekt immer mit einem ausführlichen persönlichen Gespräch, in welchem wir uns über die aktuelle Situation in Ihrem Unternehmen informieren, den strategischen Antrieb für das Projekt erheben und wichtige Zielsetzungen für das Projekt gemeinsam definieren.
In nächsten Schritt, der Measure-Phase, geht es um wichtige Struktur- und Performance-Daten, welche die aktuelle Situation des Einkaufs in Ihrem Unternehmen abbilden. Zusammen mit den Ergebnissen von Interviews mit Mitarbeitenden der Einkaufsorganisation und wichtigen Projekt-Stakeholdern bilden sie die Grundlage der Analyse. Sie liefert ein Gesamtbild über die IST-Situation und die Optimierungspotenziale, die im weiteren Projektverlauf zu heben sind.
Basierend auf der Analyse erstellen wir in der Improve-Phase in gemeinsamer Projektarbeit das Optimierungskonzept für die einzelnen Bausteine. Als Ergebnis entsteht das Organisationsmodell mit dem dazugehörigen Ressourcendesign, das Design für die Einkaufsprozesse mit dem Anforderungsprofil für die verbesserte System-Unterstützung sowie das Steuerungssystem. Wir unterstützen Sie agil bei der Implementierung des Optimierungskonzeptes und konzentrieren uns dabei vor allem auf das Projektmanagement und auf das Change-Management.
In der Control-Phase führen wir ein Review der Implementierung durch und analysieren das erste Mal gemeinsam die definierten Kennzahlen, damit wir feststellen können, ob die Optimierung den gewünschten Erfolgt bringt. Wir bleiben am Ball, damit sich der Erfolg, der mit der Einkaufsoptimierung angestrebt wird, auch nachhaltig einstellt.
Wie Sie von der Einkaufsberatung & Einkaufsoptimierung profitieren
Wir betrachten Ihren Einkauf ganzheitlich. Uns ist eine umfassende nachhaltige Optimierung Ihrer Organisation, Ihrer Prozesse und auch Ihrer eingesetzten Systeme wichtig, damit Ihr Einkauf wettbewerbsfähig aufgestellt ist.
Als Ergebnis setzen Sie voll- und teilautomatisierte Prozesse in Ihrem ERP-System ein und bieten Ihren Mitarbeitenden im Einkauf ein sehr attraktives Arbeitsumfeld, in dem diese sich weiterentwickeln können.
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